Как web-технологии могут помочь вести бизнес?

До сих пор подавляющее большинство людей воспринимает интернет лишь как инструмент поиска информации, площадку для размещения рекламы, удобное приложение для игр и развлечений.

А между тем web-технологии уже достигли уровня, когда их применение может заставить пересмотреть свои взгляды на традиционные методы ведения бизнеса, повысить работоспособность предприятий в разы, причем без существенных затрат на реорганизацию или продолжительного времени на внедрение интернет-технологии в работу действующих структур.

Оптимизация рабочего времени и повышение КПД сотрудников предприятия, - сегодня головная боль многих руководителей, особенно остро данный вопрос встает перед теми организациями, которые после вступления России в ВТО уже начали ощущать на себе давление глобального рынка и конкурентов с запада и востока. Мы несомненно способны конкурировать во многих отраслях, предлагая столь же качественный продукт. НО! каким трудом мы добиваемся этого качества? Какова себестоимость нашего продукта и сколько времени мы тратим на его производство?

Если попросить специалиста разложить на составляющие цену, в которую нам обходится выпуск любого товара, то можно будет увидеть, какую долю занимает в ней зарплата сотрудникам, которые не принимают непосредственного участия в производстве, в рамках этой статьи рассматриваются офисные работники, - собственно руководящее звено и обслуживающий персонал, без которого не обходится ни одна организация, - менеджеры и помощники менеджеров, начальники подразделений и заместители начальников подразделений, секретари и "ресепсионисты", далее по списку. . . Все их обзывают "офисным планктоном", но без планктона не живут киты. ))

Считается, что невозможно подсчитать точную прибыль, которую приносит каждый конкретный офисный работник, поэтому в большинстве случаев они "сидят" на окладе.

В общем-то верно, но вопрос, - как сидят? Сколько из отведенного для работы времени используется эффективно и сколько пропадает впустую? Можно ли организовать работу офиса так, чтобы это положительно сказалось на работе всего предприятия в целом, не прибегая к кардинальным преобразованиям и с минимальными затратами на реорганизацию?

Можно и Нужно, и это недорого! Кое-кого может испугать слово "интернет" применительно к работе предприятия, поэтому пора разъяснить суть технологии.

На сервер компании в локальной сети (либо на web-сервер, если предприятие имеет филиалы) устанавливается система управления.

Для сотрудников в системе создаются личные кабинеты с интерфейсом, который требуется для выполнения коонкретных задач. Например, для менеджеров по продажам создается интерфейс, необходимый именно для этой группы сотрудников, для бухгалтеров - кабинет с финансовыми инструментами и так далее. Наличие в системе функции управления доступом групп пользователей к группам документов позволяет создавать не только отдельные кабинеты с узкоспециализированным функционалом для любого сотрудника, но и создавать отделы, в, которые можно распределять и назначать персонал, создавать группы документов, которые будут доступны для работы в данных отделах. Проще говоря, система дает возможность создать отделы с привычными для данного предприятия названиями, назначить в эти отделы руководителей, заместителей, персонал с правами и обязанностями, которые нам требуются. Руководители будут иметь в своих кабинетах инструменты контроля за работой рядовых сотрудников своего подразделения, а сотрудники будут имет в своих личных кабинетах только те инструменты, которые им необходимы в рамках своего отдела и работать только с теми документами, с которыми им разрешено работать.

Вы скажете, что на большинстве предприятий это уже и так все есть. Есть, но не так. Подавляющее большинство бухгалтеров работает в программе 1С, отчеты о работе составляются в форматах docx и xls, документы между сотрудниками передаются в doc и txt, на столах груды бумажной документации, чтобы передать электронный документ друг другу используются папки на локальном сервере, доступ к которым назначается сисадминами. Если сесть с хронометром и засечь время на работу с одним документом несколькими сотрудниками, то результат будет неутешителен.

Система же позволяет унифицировать многие процессы в работе подразделения. А централизованное хранение всех данных в единой базе, с разграниченным доступом к этой базе, в зависимости от специализации работника, позволяет не только оптимизировать работу отделов, исключив из созидательного труда потери времени, к которым все уже привыкли и считают неизбежными.

Система также дает возможность создавать удобные инструменты контроля и анализа эффективности работы сотрудников.

Система позволяет интегрировать в себя любые программы и специализированные модули, написанные на языках программирования PHP, JavaScript и jQuery, что открывает поистине грандиозные перспективы расширения функционала всей системы в целом. Так, например, разработав несложную математическую программу учета товара, которым торгует данное предприятие, и создав столь же несложную программу по начислению заработной платы сотрудникам, можно автоматизировать расчет всех бухгалтерских документов. В результате, если у нас программно учитывается зарплата всех сотрудников подразделения и учтен весь товар, как закупленный или произведенный, так и проданный на данный момент, то ВСЯ бухгалтерия может вестись автоматически в фоновом режиме, то есть система может в любой момент времени сгенерировать бухгалтерскую отчетность для налоговой и даже сама отправить баланс в указанное время, создать распоряжения для банка о выплате зарплат, налогов, периодических расчетов с поставщиками, начислять премий, оплачивать больничные и так далее.

Если компания подключена к интернет-банкингу, то система способна автоматически создавать и отправлять в банк распоряжения о переводе средств на указанные счета, причем отправлять эти распоряжения в том формате, который пригоден к использованию подключенным банком.

Небольшие предприятия, коих в России уже сейчас миллионы, могут забыть о бухгалтерии и отделе кадров навсегда, переложив их обязанности на систему, которая никогда не ошибается, которую не нужно кормить, которая никогда не болеет и которая ничего не забывает. Нужно только отказаться от устаревших традиционных методов и перейти на новую ступень ведения бизнеса.

Дополнительные возможности в оптимизации работы компании и повышению контроля дает установка системы на удаленные сервера. В этом случае становится возможным использовать систему на 100%. Размещение на защищенном сервере в авторизованном дата-центре позволяет сотрудникам выполнять работу, независимо от своего нахождения, - на рабочем месте в офисе, подключаясь к личному кабинету из дома, при нахождении в командировке, - из любого города любой страны, главное чтобы была возможность подключиться к интернету. Это не означает, что любой, кто пожелает, включая злоумышленников, сможет получить доступ к информационной базе и файлам предприятия. Методы авторизация и входа имеют гибкие настройки, когда можно создавать разрешения на вход в систему только, например, с указанных IP-адресов или только в определенные дни, а алгоритмы шифрования паролей задавать несколькими разными способами (на данный момент в системе реализовано шесть вариантов шифрования на выбор). На случай незаконных попыток входа методом подбора пароля предусмотрена блокировка пользователя после определенного количества ввода логина и пароля.

Задается любое время блокировки, а система выводит в панель управления предупреждение о попытке несанкционированного входа.

Для организаций, работающих с конфиденциальными данными, есть возможность установки дополнительного программного обеспечения, позволяющего производить вход только после ввода кода, разово отправляемого в онлайн режиме на зарегистрированный в системе телефон пользователя, - аналог авторизации в интернет-банке. Для еще большей защиты от проникновения посторонних возможно подключение авторизации по отпечаткам пальцев или сканированию радужной оболочки глаз.