Переезд в новый офис

Дела компании идут вверх, продажи растут, персонала все больше и больше. Стоит подыскать новое помещение для офиса. Выбрав такое место, надо основательно подготовиться к переезду. Как гласит народная мудрость: «два переезда равняются одному пожару». Чтобы избежать неприятностей, после переезда нужно использовать некоторые правила и рекомендации.

Самое главное при переезде необходимо обеспечить непрерывность работы компании. Ведь даже один день бездействия может принести ощутимые убытки, особенно для малого бизнеса.

Следует заранее предупредить всех своих контрагентов о намеченном переезде. Не стоит нервировать с трудом наработанную клиентскую базу. Если какой-либо клиент не сможет вовремя с вами связаться он может уйти к конкуренту. Если все же кого-то предупредить не успели, лучше чтобы один из сотрудников подежурил с телефоном в старом помещении.

При переезде оргтехнику и компьютеры лучше перевозить в последнюю очередь. Вдруг придет срочный заказ или надо провести важный платеж.

Само время переезда надо согласовать с бухгалтерией. Конечно «начальству виднее» но может случиться, что это мероприятие совпадет с очередным налоговым или другим отчетом. Государственные службы не любят когда им не вовремя предоставляют сведения. И эта просрочка может вылиться в крупный штраф.

И самое главное не забыть перевесить вывеску со старого офиса на новый. Так, клиентам легче будет вас найти.

Перед тем как перевести вещи в новый офис надо составить план размещения сотрудников на новом месте. Если это предоставить самим работникам, то может случиться что в комнате, где коммуникации рассчитаны на 2 компьютера «поселяться» три подружки, «которые не могут расстаться друг с другом». Размещать сотрудников нужно согласно проведенным коммуникациям. И ознакомить с планом размещения самих работников.

В каждом отделе нужно назначить ответственного за упаковку документов сотрудника. При любом переезде потеря чего-нибудь почти неизбежна. Не столь страшно если утерянный документ будет инструкцией к факсу, ее можно скачать с интернета. Но если пропадет важный договор или учредительный документ, их восстановление займет много времени и будет стоить много средств и нервов.

Все документы и вещи должны быть хорошо упакованы и промаркированы. Важно знать что в какой коробке лежит. В каждом офисе за годы работы скапливается множество лишней бумаги: рекламные буклеты, недействительные договоры, лишние счета и тому подобное. Возможно, во время переезда вы захотите избавиться от этого хлама. Если сотрудники ошибутся с маркировкой на коробке и вместо мусора выкинут нужные документы, проблем может возникнуть много.

Любой переезд хлопотное дело. Но придерживаясь вышеописанных рекомендаций можно минимизировать неприятности, возникшие после него.

На сайте printsale.ru доступна для заказа печать каталогов и брошюр по самой доступной и выгодной цене на сегодняшний день.